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Text File  |  1991-02-01  |  5KB  |  145 lines
  1. LALETTER.STY
  2.  
  3. This is a LaTeX style that is used at the Los Alamos National
  4. Laboratory to format letters in accordance with rules established
  5. in the Laboratory's "Office Procedures Manual."  There is a choice
  6. of Computer Modern fonts or PostScript fonts.  Letters can be
  7. printed in Roman or typewriter typefaces.  Multiple addresses can
  8. be printed on a letter.  A letter can be sent to a mailing list;
  9. mailing labels and return addresses can be printed for each letter
  10. on the mailing list.  The following features can be included in a
  11. letter:  a salutation, a subject line, a reference line, a
  12. complimentary close, a signature line, an enclosures list, an
  13. attachments list, a copy list, or a distribution list.
  14.  
  15. For more information read the "1989 Conference Proceedings" issue
  16. of "TUGBOAT."  Or read the accompanying "LaTeX Letter Reference"
  17. in the file laletter.ref.
  18.  
  19.  
  20. THE FILES
  21.  
  22. There are four files that have to do with the LaTeX letter style
  23. at Los Alamos National Laboratory.
  24.  
  25. laletter.doc    is the commented style file.
  26. laletter.sty    is the uncommented style file.
  27. laletter.ref    is an ASCII version of the laletter manual.
  28. lettest.tex    is a test file for laletter.sty that can also be used
  29.         as a template for users' own letters.
  30.  
  31.  
  32. ALTERING THE STYLE FILE
  33.  
  34. If you need to adapt the style file to your own institution's
  35. letters, you should first run lettest.tex through latex and print
  36. the dvi file.  Then read laletter.ref to get a feel for the
  37. variety of output that can be expected.
  38.  
  39. The easiest way to change the header is to design a letter header
  40. for your organization that will fit in place of
  41.  
  42.   Los Alamos
  43.   Los Alamos National Laboratory
  44.   Los Alamos, New Mexico 87545
  45.  
  46. You can then alter the commands that change the fonts (search for
  47. \@latwentyeight and \@spectwelve), and alter the \put commands in
  48. \@printmemopaper that print out the header.  Also get rid of the
  49. "University of California" \put statement.
  50.  
  51. Your company's style may demand that you alter the part of the
  52. header that prints the date, mail stop, telephone, and so forth.
  53. In that case you will have to change the relevant \put statements
  54. in \@printletterpaper, as well as those in
  55. \@printfirstpagerightheader. 
  56.  
  57. The numbers in the parentheses in the \put statements are in
  58. points to the right from the left edge of the paper and down from
  59. the top edge of the paper.
  60.  
  61. You may need to mess around with the value of \@countbotheader.
  62. This variable is used for three purposes.  It is the distance to
  63. the bottom of the left side of our header (Los Alamos, NM 87545),
  64. as well as the distance to the bottom of the right side of our
  65. header (TELEPHONE:).  It is also used by \def\@printto to figure
  66. out where to begin printing the address.  If your header is all in
  67. one column, or if your header's right and left sides have
  68. different vertical placement, make appropriate alterations.
  69.  
  70. Hopefully, you can live with most of our letter's style, such as
  71. the way addresses, signatures, and distribution lists are done.
  72. I tried to make the code as modular as possible for the sake of my
  73. own sanity, but I'm sure that I missed a lot of opportunities to
  74. make it easy to alter the style for new stylistic requirements.
  75.  
  76. To use PostScript fonts with laletter.sty, you must be using
  77. ArborText's DVIPS.  If you are using another PostScript device
  78. driver, you will have to alter the appropriate \font commands in
  79. \@chooseheaderfonts and \@choosebodyfonts.  You will have to make
  80. fancier changes if you are using classification labels.  
  81.  
  82. At the end of laletter.doc, there is a list of all the variables
  83. and macros used in laletter.sty that are not defined in LaTeX.
  84. Search for "END OF LALETTER.DOC".  There are also two lists of the
  85. more important macros defined in laletter.doc.  One is sorted
  86. alphabetically, and the other is sorted by line number.
  87.  
  88.  
  89. CHANGING THE .DOC FILE INTO A .STY FILE
  90.  
  91. I use sed (a UNIX utility) to turn my laletter.doc file into a
  92. laletter.sty file.  If you put the commands below into a file
  93. named sedfile, run 
  94.   
  95.   sed -f sedfile laletter.doc > laletter.sty
  96.  
  97. s/%.*/%/g
  98. s/[     ][     ]*/ /g
  99. s/^ //
  100. /^[     ]*%/d
  101. /^[     ]*$/d
  102. / /d
  103.  
  104. The parts of the lines that read [     ] are actually square
  105. brackets enclosing a blank and a tab character.
  106.  
  107. Line 1 removes everything that follows %s.
  108. Line 2 converts multiple blanks into single spaces.
  109. Line 3 gets rid of blanks at the beginning of lines.
  110. Line 4 gets rid of lines containing only blanks and comments.
  111. Line 5 gets rid of lines containing only blanks.
  112. Line 6 gets rid of lines containing Control-L characters.
  113.  
  114. This script only works because I follow certain conventions when I
  115. write TeX code.  For example, if you use a blank line instead of
  116. an explicit \par token, the sed script will fail.
  117.  
  118. \def\x{abc
  119.  
  120. def}
  121.  
  122.   is NOT the same as
  123.  
  124. \def\x{abc
  125. def}
  126.  
  127. There may be other constructions that don't work with this sed
  128. script, so be careful.  It IS really nice to have a commented doc
  129. file as well as its quicker running sty file, so it may be worth
  130. the extra care that it takes.
  131.  
  132.  
  133. WHERE I AM
  134.  
  135. Feel free to write e-mail (sxs@lanl.gov) or phone (505-667-5460)
  136. or write a letter:
  137.  
  138.   Steve Sydoriak
  139.   Los Alamos National Laboratory
  140.   Group C-2, MS B253
  141.   Los Alamos, New Mexico 87545
  142.  
  143. I might be able to help you stumble through some awkward piece of
  144. code. 
  145.